Segreteria d'emergenza

La Segreteria d’Emergenza: che cos’è, da chi è composta e che compito svolge.
Ogni volta che “scatta” una emergenza che ci coinvolge le prime persone ad essere contattate sono quelli che noi chiamiamo “reperibile 1” e “reperibile 2”: vale a dire il resp. dell’Emergenza ed in seconda battuta il Presidente del Coordinamento. Per gestire l’emergenza i soggetti deputati alla sua gestione hanno bisogno di un supporto operativo ed anche amministrativo. Affrontare un’emergenza significa lavorare in modo sinergico fra diverse componenti: le squadre dei volontari, il resp. dell’emergenza, il reparto logistica, le squadre di cucina quando richieste oppure quelle specialistiche come ad esempio le UCS ( Unità Cinofile), ma anche ricevere le richieste dall’esterno, mantenere i contatti con il livello dei decisori, segnalare le criticità. Tutto questo lavoro viene svolto dalla Segreteria d’Emergenza che si insedia in tempi più o meno rapidi a secondo le modalità ritenute più adatte ai vari protocolli.

Il Reparto della Segreteria d’Emergenza è diretto da un Responsabile con il compito di coordinare le varie attività e da un numero di volontari e volontarie che può variare in base alla tipologia di attività da svolgere. I soggetti che fanno parte di questo reparto hanno avuto una specifica formazione sostenendo il Corso di Segreteria d’Emergenza e saltuariamente effettuano degli addestramenti specifici. Il numero dei volontari/volontarie che siedono davanti ai computer, la durata dei turni e il tempo di insediamento dipende dal tipo e dalla gravità dell’emergenza.

Anche la sede dove fisicamente stanno i volontari può cambiare nel senso che:

• se si tratta di un’emergenza locale che coinvolge il nostro territorio ( quelle che chiamiamo emergenze di tipo A e B ) verrà istituita presso il CUP dove è allestita e attrezzata una apposita stanza;
• se invece si tratta di una emergenza nazionale fuori dal nostro territorio ( emergenza di tipo C ) come è stato per i grandi terremoti del Centro Italia i volontari formati e disponibili potranno essere impiegati nella segreteria del campo o nelle segreterie avanzate, quindi sugli scenari dell’evento.

I compiti della Segreteria sono molteplici, importanti e delicati. Tutta l’attività “va tracciata” quindi occorre tenere sempre aggiornati i dati e le varie operazioni.

Solo per citarne alcune:

• assistere i volontari per le pratiche di distacco dal lavoro (Art. 39);
• censire i mezzi e le attrezzature utilizzate nelle varie emergenze;
• supportare le associazioni per la compilazione della documentazione necessaria ai fini del rimborso spese;
• mantenere i contatti con gli Enti gestori dell’emergenza sia da un punto di vista operativo che amministrativo;
• redigere e/o completare i report richiesti dai vari Enti coinvolti;
• seleziona e impiega i volontari in base alle attivazioni richieste coordinando le turnazioni e provvedendo all’assegnazione di mezzi e materiali;
• coordina e supporta le comunicazioni fra volontari ed enti coinvolti.

Non di meno e forse il più delicato è l’aspetto amministrativo. Come si può ben immaginare ogni emergenza ha dei costi a volte anche elevati quindi è importante avere tutto registrato e rispondente per questo occorre svolgere un lavoro ordinato e meticoloso che si protrae anche dopo l’emergenza in un rapporto stretto con il Presidente e la Segreteria Amministrativa.